Zehn Tipps für effizientes Arbeiten mit weniger Papier

Der Ruf nach dem Abschied vom Papier in Büros ist in den vergangenen beiden Jahren zunehmend lauter geworden. Dabei spielen nicht nur Umweltschutzaspekte eine Rolle, sondern auch das effiziente Gestalten von Geschäftsprozessen, zum Beispiel mittels digitaler Post und Dokumentenmanagement. Ortsunabhängiger Zugriff und Automatisierungsmöglichkeiten sind hier nur zwei von vielen relevanten Stichworten. Allerdings gibt es noch einiges an Potenzial, das darauf wartet, gehoben zu werden.

Immer mehr Menschen wird der Nutzen der Digitalisierung klar, sodass nur noch jedes vierte Unternehmen überwiegend auf Papier setzt, wie der Digitalverband Bitkom ermittelte. 61 Prozent stellten in den vergangenen Jahren fest, dass viele ihrer analogen Geschäftsprozesse das Arbeiten im Homeoffice behinderten. So hat die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen für 95 Prozent der Unternehmen durch die Corona-Pandemie an Bedeutung gewonnen. Dennoch verwenden erst 48 Prozent der Befragten Lösungen für die Digitalisierung von Dokumenten. Nur 44 Prozent arbeiten mit Software für Workflow-Management und 41 Prozent nutzen elektronische Archivierung sowie Dokumentenmanagement. Dabei eröffnen insbesondere diese Lösungen viele Möglichkeiten, um ortsunabhängig und effizient zu arbeiten. Dafür gibt Alexander Schneekloth, Geschäftsführer des Digitalisierungs-Enablers Caya, folgende Tipps:

1.      Digitale Dokumente von Anfang an

Ob Rechnungen, Kundenschreiben oder Bestellungen – so viele Dokumente wie möglich sollten digital erstellt und dann im weiteren Lebenszyklus auf diese Weise übermittelt, bearbeitet und aufbewahrt werden. Auf das Ausdrucken sollten Anwender verzichten.

2.      Analoge Unterlagen digitalisieren

Dazu zählen Eingangspost, zum Beispiel von Kunden, Lieferanten und Ämtern sowie bestehende Akten. Ihre Digitalisierung sorgt nicht nur für mehr Platz in Büros, sondern auch dafür, dass diese Dokumente in digitale Abläufe eingebunden und umständliche hybride Prozesse ad acta gelegt werden können.

3.      Künstliche Intelligenz nutzen

Künstliche Intelligenz vermag heutzutage, Informationen sicher zu erkennen und auszulesen. Dies ermöglicht eine automatische Klassifizierung von Dokumenten und einfache, bequeme Recherchen nach bestimmten Merkmalen wie Tags, Absender, Datum oder Stichwörtern. Dabei muss künstliche Intelligenz gar nicht kompliziert sein. Oft müssen Anwender nur entsprechende Services auswählen, die Anbieter in ihren Lösungen integriert haben. Diese erkennen idealerweise ganz automatisch oben genannte Merkmale und unterstützen, ohne dass sich der Nutzer proaktiv um etwas kümmern muss.

4.      Digitales Organisieren

Sämtliche Dokumente, sowohl aus digitalen als auch aus analogen Quellen, sollten zentral an einem Ort zusammengeführt werden. Dient diese Dokumentenzentrale als Single Point of Truth, können Unternehmen eine wichtige Grundlage für die Verwendung konsistenter Informationen in allen Abteilungen schaffen. Dabei hat sich der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen bewährt, wobei solche aus der Cloud mehr Vorteile bieten. Denn sie ermöglichen unter anderem einen sicheren, ortsunabhängigen Zugriff, sind sofort einsatzbereit und für die Anwender wartungsfrei.

5.      Via Internet zusammenarbeiten

Die Ära, in der Dokumente physisch von A nach B geschickt werden mussten und wertvolle Zeit verstrich, ist vorüber. Cloud-Lösungen erlauben intuitives Bearbeiten direkt per Webbrowser. So kann parallel und in Echtzeit an einem gemeinsamen Dokument gearbeitet werden.

6.      Prozesse automatisieren

Den zuständigen Mitarbeiter über das Vorliegen eines neuen Dokuments informieren? Dateien aus einer anderen Anwendung herunter- und in eine andere hochladen? Eventuell noch Informationen abtippen? Das alles kann inzwischen Software zuverlässig übernehmen. Sie befreit das Personal von solchen monotonen Tätigkeiten. Die Unterlagen befinden sich ohne manuellen Aufwand innerhalb kürzester Zeit dort, wo sie benötigt werden.

7.      Am Mindset arbeiten

Die Einsatzmöglichkeiten von Software beeinflussen die Aufgaben von Mitarbeitern. Diese müssen sich nicht mehr sich ständig wiederholenden Tätigkeiten widmen. Stattdessen sind Steuerungs- und Kontrollaufgaben von ihnen gefordert. Dies verlangt eine Umstellung. Dabei geht es auch um das gezielte Teilen von Informationen statt Wissen zu horten.

8.      Systematische Umsetzung

Veränderungen geschehen selten einfach so über Nacht. Für den Erfolg von Digitalisierungsprojekten und einer Reduzierung von Papier ist ein strategisches Vorgehen essenziell. Grundsätzlich sollten Mitarbeiter von Anfang an einbezogen werden. Es gilt, auf sie einzugehen sowie sie gezielt zu schulen.

9.      Konsequent sein

Eine digitale Denkweise lässt sich nicht auf Knopfdruck an- und abschalten. Allein eine konsequente Umsetzung ist nachhaltig. Das bedeutet nicht nur, die Verwendung bestimmter digitaler Tools anzuordnen, sondern auch, Handouts in Meetings zu vermeiden und digitale Whiteboards zu verwenden. Der Kauf von Recyclingpapier, das Achten auf die Energieeffizienz von Druckern und Scannern sowie das Reduzieren von Papierkörben unterstützen eine digitale Denkweise. Hat sich diese erst einmal herausgebildet, werden alle Mitarbeiter proaktiv auch auf vermeintliche Kleinigkeiten achten, etwa Papier beidseitig zu bedrucken und zu beschreiben, falls dies überhaupt erforderlich sein sollte.

10.    Mit Partnern kooperieren

Kein Unternehmen steht mit den Herausforderungen allein da. Aufgrund der großen Nachfrage gibt es einen riesigen Markt an Anbietern von Software und Dienstleistern, die bei der Umstellung auf digitales Arbeiten helfen. Die damit verbundenen Prozesse sind für sie Alltag. Deshalb arbeiten viele ISO-zertifiziert und garantieren die Verfügbarkeit ihrer Leistungen in Service Level Agreements. Ist der Dienstleister in Deutschland ansässig, können Unternehmen zudem davon ausgehen, dass die hierzulande geltenden strengen Datenschutzvorschriften angewendet werden. Unternehmen profitieren vom Know-how und der Erfahrung der Experten – ein Vorteil vor allem angesichts des Fachkräftemangels im IT-Bereich. Gleichzeitig vermeiden sie die häufigsten Hindernisse auf dem Weg zum Digital Office einfach. Dazu zählen nach Bitkom-Angaben hohe Anforderungen an den Datenschutz sowie die IT-Sicherheit, Angst vor unberechtigtem Zugriff auf sensible Unternehmensdaten, wenig Zeit sowie hoher Investitionsbedarf.

Fazit: Beherzigen Unternehmen diese zehn Empfehlungen, können sie das Büro der Zukunft mit minimalem Aufwand nachhaltig etablieren. Das sorgt nicht nur für Umweltschutz durch eingespartes Papier und Porto, sondern auch für smarte, effizientere Geschäftsprozesse. Das Ergebnis sind schnellere Abläufe, aktuellere Informationen und mehr Zeit fürs Geschäft mit einem größeren Nutzen für die Kunden. Diese werden stärker gebunden, was sich positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit unter den sich permanent verändernden Rahmenbedingungen auswirkt.

Weitere Informationen zum Thema digitales Arbeiten und Umweltschutz: https://magazin.getcaya.com/papierlos-unternehmen-umweltfreundlicher-gestalten/

Über den Autoren:

Alexander Schneekloth ist Gründer und Geschäftsführer von Caya. Caya ist ein führender Digitalisierungs-Enabler für kleine und mittelständische Unternehmen. Dazu digitalisiert Caya die tägliche Briefpost seiner Kunden und bietet mit der Document Cloud ein smartes Dokumenten-Management-System an. Mehr als 20.000 Kunden profitieren bereits insbesondere von Effizienzsteigerungen, einem einfachen, ortsunabhängigen Zugriff auf ihre Dokumente sowie einer revisionssicheren Ablage. www.getcaya.com