Automatisierung der Buchführung – eine wichtige Station auf dem Weg zum effizienten Büro

Ob Posteingang oder Postausgang – viele Unternehmen haben inzwischen einige Prozesse im Büro digitalisiert und automatisiert. Doch was die Buchführung betrifft, hinken sie oft noch hinterher und wenden dementsprechend viel Zeit auf. Nur 15 Prozent setzen Robotic Process Automation (RPA) beziehungsweise künstliche Intelligenz (KI) im Rechnungswesen ein, wie eine aktuelle Studie von PwC ergab. Als Hürden empfinden Entscheider vor allem die hohen Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit sowie unzureichende Mitarbeiterfähigkeiten. Jedoch vereinfachen ihnen schlanke digitale Tools die Arbeit.

In der Wolke wird alles leicht

Zeitgemäße Buchführungssoftware aus der Cloud ist intuitiv bedienbar, auch für Unternehmer, die über kein großes Vorwissen in der Buchhaltung verfügen. Sie befindet sich technisch immer auf dem neuesten Stand und beinhaltet intelligente Funktionen, die von manueller Arbeit entlasten. So entfällt beim Einsatz einer leistungsfähigen Software das Führen eines Hauptbuches oder Journals. Denn bei der digitalen Finanzbuchhaltung werden die Buchungen automatisch sachlich geordnet und ins Hauptbuch übernommen. Smarte Tools prüfen direkt auf Fehler und helfen beim Einhalten der Fristen. So ermöglicht die Software das Automatisieren verschiedenster Aktivitäten. Dazu zählen die Belegerfassung, das Schreiben und Versenden von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen, das Erstellen von Gehaltsabrechnungen und Umsatzsteuervoranmeldungen. Sogar Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen und Jahresabschlüsse lassen sich mit wenigen Klicks erstellen und einreichen.

Dabei ermöglichen gute Lösungen ein Arbeiten konform zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Das bedeutet, dass die für diese BMF-Verwaltungsanweisung relevanten Kriterien wie Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit von Dokumenten sichergestellt werden. Außerdem gibt die Software jederzeit einen Einblick in die Finanzen und damit einen aktuellen Überblick über die Ertrags- und Vermögenssituation sowie über mögliche Potenziale. Die berechtigten Mitarbeiter können jederzeit und von überall auf die Dokumente zugreifen – eine wichtige Option in Zeiten der Remote Work. Zudem digitalisiert Buchhaltungssoftware Prozesse, die vorher papierbasiert waren, was zu einer hohen Zeitersparnis führt. Sind alle buchhaltungsrelevanten Dokumente digitalisiert, können sie über die Volltextsuche außerdem schneller gefunden werden.

Kriterien für die Softwareauswahl

Aufgrund der Vielzahl der am Markt verfügbaren Tools fällt Unternehmern die Auswahl einer passenden Buchführungssoftware jedoch nicht immer leicht. Allerdings schaffen schon wenige Tipps gute Voraussetzungen für die richtige Entscheidung. So sollte eine Buchhaltungssoftware vor allem eine Ergänzung zur bestehenden Software-Landschaft darstellen. Bewährt hat sich, mit mehreren kleineren Lösungen, die sich über Schnittstellen miteinander verbinden lassen, eine individuelle Variante zusammenzustellen. Damit dieser Best-of-Breed-Ansatz funktioniert, sollte jedes Buchhaltungsprogramm bestimmte Anforderungen erfüllen. Dazu zählen Modularität, Cloudbasiertheit und Netzwerk- sowie Multiuserfähigkeit. Auch Import- und Exportfunktionen für Daten sind relevant. Die Usability, eine automatische Belegerkennung, eine Schnittstelle zum Bankkonto und zu ELSTER sowie Supportoptionen sind weitere Kriterien. Ebenfalls hilfreich ist, die individuellen Anforderungen an die Software vorher genau zu definieren und dann die evaluierten Lösungen darauf zu untersuchen.

Tipps für die Arbeit mit Buchführungssoftware

Ebenso systematisch sollte die Einführung vonstattengehen. Dafür gilt es zunächst, die neuen Prozesse zu definieren, die anders als die bisherigen analogen Abläufe aussehen können. Anschließend sollte die Migration der Daten in andere Systeme eingerichtet, kontrolliert und dokumentiert werden. Für ein sachgemäßes Verwenden der Buchführungssoftware sorgen Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter. Denn mit dem Grad der Digitalisierung verändern sich oft auch deren Aufgaben. Hier bieten bestimmte Software-Anbieter verschiedene Support-Stufen bei der Anschaffung an, die auch bei der Softwareauswahl berücksichtigt werden sollten.

Damit das Potenzial der digitalen Helfer bestmöglich genutzt wird, sollten bei der Anwendung zudem weitere Aspekte berücksichtigt werden. Dazu gehört etwa das Verwenden von Vorlagen, um falsche Angaben zu vermeiden. Erinnerungen helfen, Fristen im Blick zu behalten. Zudem ist es wichtig, nicht auf das pünktliche Zahlungsverhalten der Kunden zu vertrauen, sondern stattdessen Bankkonten zu verknüpfen, um sich automatisiert über Zahlungseingänge informieren zu lassen. Selbstverständlich sollten Unternehmer geschäftliche Finanzen mit einem Geschäftskonto getrennt von privaten Geldflüssen erfassen und sämtliche Belege schnell digitalisieren können beziehungsweise von externen Dienstleistern digitalisieren und in die Software übertragen lassen. So bleibt mehr Zeit, um Expertenwissen einzuholen, um zum Beispiel die steuerliche Belastung optimal auszutarieren.

Keine Ausreden mehr für effiziente Prozesse

Fazit: Rechnungen aus Papier und ein Beleg-Chaos mit Dutzenden regalfüllenden Aktenordnern und Kartons haben ausgedient. Mangelnde Kenntnisse bezüglich digitaler Tools sind eine schlechte Ausrede. Denn diese sind fast immer intuitiv verwendbar und als Cloud-Lösung sofort einsatzbereit. Modular zusammengestellt bieten sie Selbstständigen wie auch kleinen und großen Unternehmen größtmögliche Flexibilität sowie Skalierbarkeit. Somit können Sie auch diesen Prozess im Backoffice automatisiert und effizient erledigen und dem papierlosen Büro endlich näherkommen.

Diese und weitere Tipps hat Caya in einem kostenlosen Ratgeber zusammengefasst. Er trägt den Titel „Buchhaltungs-Software Vergleich – die besten Anbieter für die Online-Buchführung“. Kern ist ein Vergleich von 13 Lösungen für die Buchführung: Accountable, Billomat, BuchhaltungsButler, DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen, Debitoor, domonda, FastBill, lexoffice, orgaMAX, Run my Accounts, Sage 50 Cloud, sevDesk und WISO Buchhaltung 365. Der Guide ist auf der Website von Caya verfügbar.

Über den Autoren

Alexander Schneekloth ist Gründer und Geschäftsführer von Caya. Caya ist ein führender Digitalisierungs-Enabler für kleine und mittelständische Unternehmen. Dazu digitalisiert Caya die tägliche Briefpost seiner Kunden und bietet mit der Document Cloud ein smartes Dokumenten-Management-System an. Mehr als 20.000 Kunden profitieren bereits insbesondere von Effizienzsteigerungen, einem einfachen, ortsunabhängigen Zugriff auf ihre Dokumente sowie einer revisionssicheren Ablage. www.getcaya.com