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Automatisches Rechnungsmanagement – ein guter Einstieg in die Digitalisierung

von wirtschaftstelegraph

Die Hälfte der kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland betrachtet sich als Nachzügler, wenn es um die Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse geht. Das hat eine Umfrage des Digitalverbandes Bitkom ergeben. Die größten Hürden sehen die Befragten in einem hohen Investitionsbedarf sowie im Zeitmangel für Digitalisierungsprojekte. Darüber hinaus gaben 40 Prozent an, nicht über die erforderlichen Mitarbeiter zu verfügen, um die Digitalisierung voranzutreiben. Dabei muss Digitalisierung in Wirklichkeit weder teuer noch zeitaufwendig noch wissensintensiv sein.

Die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen ist leichter als die meisten annehmen. Mithilfe intelligenter cloudbasierter Lösungen lassen sich viele bisher aufwendige manuelle Tätigkeiten ohne hohe Investitionen in Technologie automatisieren. Ein Beispiel, das sich in jedem Unternehmen finden lässt, ist das Rechnungsmanagement. Oft verbringen Mitarbeiter aus der Buchhaltung Monat für Monat Stunden damit, alle relevanten Belege zusammenzutragen, zu erfassen und an den Steuerberater weiterzuleiten, obwohl Software diese Aufgaben übernehmen kann.

Belegmanagement per Autopilot

Rechnungsmanagementlösungen aus der Cloud sind sofort einsatzbereit. Nach dem einmaligen Hinterlegen der Zugangsdaten rufen sie Dokumente aus Online-Portalen automatisch ab – von der Telefonrechnung bis zur Rechnung für die Social-Media-Anzeige. Außerdem können E-Mail-Postfächer, Rechnungserstellungstools, Online-Shops und weitere Systeme verknüpft werden, aus denen Rechnungen ebenfalls importiert werden. Eine Scan-App ermöglicht das bequeme Erfassen von Quittungen am Ort ihres Entstehens. Sämtliche Belege werden zentral in einer Cloud gespeichert, sodass ein ortsunabhängiger Zugriff darauf möglich ist.

Das Verwalten der Dokumente gestaltet sich intuitiv. Künstliche Intelligenz liest Rechnungsinformationen aus und ordnet sie einzelnen Erstellern zu, sodass User die Ergebnisse lediglich noch überprüfen und gegebenenfalls minimale Korrekturen vornehmen müssen. Dabei können sie die Belege mit individuellen Tags versehen, welche ein Wiederauffinden vereinfachen. Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, Belege finanziellen Transaktionen zuzuweisen, um direkt zu erkennen, welche Rechnungen bereits beglichen wurden und welche noch offen sind.

Sichere Unterstützung auf allen Ebenen

Offene Rechnungen können aus der Anwendung heraus bezahlt werden, sodass die Online-Banking-Software nicht extra aufgerufen werden muss. Nicht zuletzt lassen sich Belege automatisch in andere Tools übertragen. Dazu zählen Buchhaltungssoftware, Lösungen von Steuerberatern und Dokumentenmanagement-Systeme. Bei Bedarf können Unternehmen im Zuge des Prozesses individuelle Workflows über das Rechnungsmanagement-Tool abbilden und so zum Beispiel Freigabeprozesse softwaregestützt umsetzen.

Bei sämtlichen Aktionen sollte die Übertragung und Speicherung der Daten verschlüsselt erfolgen. Serverstandorte in Deutschland garantieren eine Einhaltung der hiesigen strengen Vorschriften. Darüber hinaus dokumentiert eine zeitgemäße Rechnungsmanagementlösung die Nachvollziehbarkeit sämtlicher Schritte – vom Import der Belege über deren Bearbeitung bis hin zum Export und unterstützt so bei der Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).“ Somit sind auch Anforderungen an die IT-Sicherheit sowie die Angst vor Datenverlust, welche 60 Prozent der Teilnehmer der Bitkom-Umfrage als Hürden für die Digitalisierung angaben, kein Grund, um ein derartiges Projekt nicht in Angriff zu nehmen. Im Gegenteil!

Rechnungsmanagement als Türöffner

Durch intelligente Rechnungsmanagementsoftware, die sich an geltenden Standards orientiert, wird die Arbeit sicherer und die Fehleranfälligkeit sinkt. Nachfragen nach vergessenen Belegen erübrigen sich. Mitarbeiter werden von monotoner Routinetätigkeit entlastet und können ihre zeitlichen Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten verwenden. Gleichzeitig erhalten die Prozesse einen Beschleunigungsschub, sodass sich die Durchlaufzeit verkürzt und das Ausschöpfen von Vorteilen wie Skonti möglich wird.

Kurz: Das Beispiel der Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsmanagements verdeutlicht, dass ein solches Vorhaben keiner großen Investitionen bedarf, für Unternehmen einfach zu realisieren ist, kostengünstig funktioniert und konsequent umgesetzt obendrein Qualität sowie Effizienz verbessert. Damit bildet sie einen hervorragenden Einstieg in die Digitalisierung, welcher umgehend positive Ergebnisse liefert. Mit diesen Resultaten als Erfahrung ist es dann ein Leichtes, weitere Projekte zu starten.

Über den Autor:
Björn Kahle ist COO der fino data services GmbH, Anbieter der Rechnungsmanagementlösung GetMyInvoices. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im IT-Bereich hat er bereits Anfang 2004 seinen Fokus auf die Entwicklung von cloudbasierter Software für automatisiertes Rechnungsmanagement gerichtet. www.getmyinvoices.com

Bildquellen

  • Björn Kahle: GetMyInvoices

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