Viele Unternehmen haben es in den vergangenen Jahrzehnten nicht geschafft, IT-Ressourcen aufzubauen, die dem digitalen Wandel gerecht werden. Mit Robotic Process Automation (RPA) bekommen diese Firmen ein Werkzeug an die Hand, das es auch Fachanwendern, die keine IT-Spezialisten sind, ermöglicht, persönliche, virtuelle Assistenten zu entwickeln. Prozess-Roboter, die vordefinierte Klickprozesse ausführen, nehmen Mitarbeitern auch im administrativen Bereich nicht nur unliebsame monotone Arbeiten ab – sie schaffen dadurch auch personelle Ressourcen, die weitaus sinnvoller und kreativer eingesetzt werden können.
Software-Roboter übernehmen auch in der deutschen Wirtschaft immer mehr hochvolumige Standardprozesse und schaffen damit gezielt Raum und Zeit für innovative Projekte. Mithilfe von RPA etwa lassen sich Prozesse in kürzester Zeit automatisieren, die bislang manuell bearbeitet wurden. RPA unterstützt Firmen in der Umsetzung ihrer Digital Entreprise-Strategie und macht die Software zum „Enabler“ digitaler Transformation. Die Vorteile zeigen sich insbesondere bei dauerhaften Routinearbeiten, die jeden Monat, jede Woche oder jeden Tag aufs Neue ausgeführt werden müssen. Nimmt man etwa einen Angestellten, der sich durch die Einführung der neuen Technik täglich zwei, drei Minuten freischaufeln kann, so kommt dieser in einer Woche schon auf eine Viertelstunde. Auf den Monat hochgerechnet ist es dann schon eine ganze Stunde, die ihm für andere Dinge zur Verfügung steht. Betrachtet man nun ein Team von zehn Leuten, die allesamt durch RPA-Prozesse entlastet werden, sind schnell 400 Minuten an personellen Ressourcen freigesetzt, die für weitaus wichtigere Tätigkeiten aufgewendet werden können. Dabei geht es beim Einsatz von RPA ganz klar nicht um die Abschaffung der Mitarbeiterkraft, sondern darum, die Monotonie zu mindern, die sich ständig wiederholende Arbeiten, die in keiner Weise kreativ sind, naturgemäß mit sich bringen. Dies gilt es vonseiten der Chefetage bereits vor Einführung des neuen Systems verständlich an die Angestellten zu kommunizieren.
IT-Verantwortliche sind insgesamt gut beraten, die Digitalisierung im eigenen Betrieb aktiv voranzutreiben, bevor einzelne Abteilungen selbst mit der Bitte an sie herantreten – denn dann ist das Management im Zugzwang. Stattdessen sollten IT-Leader von sich aus auf eine Fachabteilung zugehen, die ohnehin modern und technologisch weit vorne aufgestellt ist und die über Mitarbeiter verfügt, von denen man weiß, dass sie Lust haben, neue Themen einfach mal auszuprobieren. Gemeinsam mit der hauseigenen IT kann dann etwa ein virtuelles, abteilungsübergreifendes Center of Excellence (CoE) aufgebaut werden, in dem ein Team gezielt Innovationen und Verbesserungen vorantreibt und als zentrale Funktion geografische und organisatorische Silos auflöst. Ein CoE kann ein leistungsstarker Weg sein, sich an Geschäftszielen und nicht an einzelnen Abteilungsmetriken auszurichten.
Mit RPA bekommen die Mitarbeiter der eigentlich IT-fremden Fachabteilung ein Werkzeug an die Hand, das die befähigt, selbst in Sachen IT tätig zu werden. Dabei simulieren sogenannte RPA-Bots die manuellen Tätigkeiten von Mitarbeitern direkt in den betroffenen Systemen. Sie melden sich ganz automatisch in Systemen an, nehmen dort Eintragungen vor oder ziehen Daten heraus, die sie in ein anderes Programm übertragen, wo sie schließlich weiterverarbeitet werden. Voraussetzung dafür sind Prozesse, die strikt regelbasiert ablaufen. Prozesse, die nicht standardisiert sind, eignen sich dagegen nicht für diese Technologie. Ein Beispiel für die erfolgreiche Anwendung von RPA-Bots sind Lagerbestandslisten, die täglich aus dem ERP-System gezogen und sinnvoll formatiert an diejenigen Mitarbeiter versendet werden, die diese Listen für ihre tägliche Arbeit benötigen.
Unternehmer, die sich fragen, ob sich dies nicht auch anders – nämlich integrativer – lösen ließe, sollten sich die Frage stellen, warum das dann in der Vergangenheit nicht gemacht worden ist. Die Antwort könnte lauten, dass dies deutlich aufwendiger ist, als innerhalb weniger Wochen einen RPA-Bot zu implementieren, dessen Return on Investment (ROI) aufgrund des geringen Aufwandes viel schneller erreicht werden kann.
Auch wenn diese Technologie den Ansprüchen eingefleischter IT‘ler natürlich nicht gerecht werden kann, ist die IT gut beraten, ihren Anwendern derartige Tools zur Verfügung zu stellen. Am Ende des Tages sparen Bots nicht nur Ressourcen und entlasten Mitarbeiter von monotonen Aufgaben, sie tragen auch zur Standardisierung von Prozessen bei und helfen zudem, das Image der IT gegenüber den Fachbereichen deutlich zu verbessern.
Über den Autor
Seit rund einem Vierteljahrhundert ist Mathias Hess in der digitalen Welt unterwegs – in nationalen mittelständischen Unternehmen und in internationalen Großkonzernen, als CIO und IT-Leiter sowie in verantwortlichen Management-Positionen bei IT-Service-Providern. Er kennt alles, was das moderne IT-Umfeld beim Thema Digitalisierung als Chancen, aber auch an Risiken zu bieten hat. Er verfügt über umfangreiche Erfahrungen im Projektmanagement, sowohl mit der Einführung neuer Anwendungen und Prozesse (ITIL) als auch in der Umsetzung von Outsourcing-Projekten und komplexen Offshore-Leistungen. Im Rahmen seiner Tätigkeit trägt er oft auch Verantwortung für das Change-Management, was immer mehr zum entscheidenden Erfolgsfaktor in vielen Projekten wird. Mathias Hess ist begeisterter Chancen-Nutzer und Digitalisierungsoptimist. Die IT sieht er zukünftig immer weniger als Kostenoptimierer, sondern vielmehr als treibenden „Business Enabler“. Mathias Hess ist Interim Manager und professioneller Vortragsredner. Seine Themen sind Innovation, Führung, Agilität und Change-Management.
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