How to Mehrwertsteuer-Rückforderung: Fünf Tipps für jedes Unternehmen

Nicht nur Mitarbeiter:innen haben Anspruch auf die Erstattung der entstandenen Spesen und Reisekosten, sondern bekanntlich haben auch Unternehmen Anspruch auf die Erstattung der auf diese Ausgaben gezahlte Mehrwertsteuer. Besonders bei international tätigen Unternehmen ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Dabei muss sichergestellt werden, dass von den Mitarbeiter:innen alles korrekt gemeldet und bearbeitet wird. Bei einer manuellen Bearbeitung der Spesenabrechnungen ist dies durchaus eine Herausforderung und eine häufige Fehlerquelle. Ein solches manuelles Setup kann daher große Auswirkungen auf das Budget, die Mitarbeiter:innen und das Unternehmenswachstum haben. Wie Unternehmen die gezahlte Mehrwertsteuer zurückerstattet bekommen und warum sie dabei am besten auf ein digitales Tool setzen sollten, erklärt Focko Lowin, Head of DACH von Jenji.

Was ist Mehrwertsteuer?

Um die volle Kontrolle über die Kosten zu erlangen, müssen sich die Verantwortlichen erst einmal vor Augen führen, was die Mehrwertsteuer eigentlich ist. Die Mehrwertsteuer ist der auf Waren und Dienstleistungen angerechnete Steuersatz. Die Steuer wird auf den Kauf von Waren und Dienstleistungen erhoben und ist im Allgemeinen bereits im Endpreis enthalten, den Unternehmen zahlen. Insgesamt gibt es die Mehrwertsteuer in mehr als 180 Ländern weltweit. Dabei hat jedes Land unterschiedliche Regeln und Ansätze, was die Rückforderung zu einem komplexen Prozess macht. Zudem gibt es in den Ländern selbstverständlich auch unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, durchschnittlich liegt er bei etwa 15 Prozent. Dabei richtet sich der Mehrwertsteuersatz immer nach dem Bestimmungsort, die Höhe richtet sich also nach dem Ort, an dem der/die Arbeitnehmer:in die Ausgabe tätigt.

Warum ist das Thema Mehrwertsteuer für Ihr Unternehmen wichtig und welche Vorteile bringt eine Mehrwertsteuer-Rückforderung?

Jährlich entgehen Unternehmen weltweit 26,6 Milliarden Euro, da sie sich die gezahlte Mehrwertsteuer nicht zurückerstatten lassen. Für Unternehmen, die nicht in der Lage sind, die Mehrwertsteuer zurückzufordern, hat dies drastische Auswirkungen auf den Cashflow und letztlich auf den Unternehmenserfolg. Die Mehrwertsteuer-Rückforderung beginnt bereits mit den von den Mitarbeiter:innen eingereichten Spesenabrechnungen. Dass die Mehrwertsteuer also direkt mit dem Kostenmanagement verbunden ist, ist vielen Unternehmen gar nicht bewusst.

Viele Unternehmen sind sich nicht darüber im Klaren, dass die Mehrwertsteuer in weltweit 180 Ländern erstattungsfähig ist. Für Unternehmen, deren Mitarbeiter:innen in diese Länder reisen, gibt es einen Prozentsatz Steueranteil, der bei der Rückkehr der Geschäftsreisenden in ihr Heimatland zurückgefordert werden kann. Eine Rückforderung der gezahlten Mehrwertsteuer führt effektiv zu einer Kostensenkung, einer Verbesserung des Cashflows sowie letztlich zu größerem Unternehmenserfolg. Einer der größten Vorteile der Rückforderung von Mehrwertsteuer ist der Rückgewinn von bereits ausgegeben Geld. Außerdem können Unternehmen so wertvolle Daten sammeln: Durch die Erstattung erhalten Unternehmen Einblicke in die eigenen Ausgaben und können diese tiefergehend analysieren. So besteht die Möglichkeit, die Kontrolle über die eigenen Ausgaben zu erlangen, das Mehrwertsteuerpotential zu berechnen und die Spesenrichtlinien des Unternehmens anzupassen. Die gewonnenen Erkenntnisse haben einen direkten Einfluss auf die Gewinne des Unternehmens.

Fünf Tipps für die Mehrwertsteuer-Rückforderung

Damit die Mehrwertsteuer-Rückforderung auch in Ihrem Unternehmen vom Kosten- zum Erfolgsfaktor wird, haben wir Ihnen fünf praktische Tipps zusammengestellt.

Seien Sie sich bewusst, von welchen Ausgaben Sie die Mehrwertsteuer zurückfordern können.

Die Liste der Ausgaben, von denen sich die Mehrwertsteuer zurückfordern lässt, ist von Land zu Land unterschiedlich und abhängig von der jeweiligen Gesetzgebung. Einige der üblichen anrechenbaren Ausgaben sind jedoch:

• Geschäftsreisen
• Berufsausbildung/Weiterbildung
• Exporte
• Veranstaltungen und Kongresse
• Lieferantenrechnungen

Prüfen Sie, ob die Ausgaben die nötigen Kriterien erfüllen. 

Grundsätzlich kann der Arbeitgeber die Mehrwertsteuer auf die Ausgaben der Arbeitnehmer:innen geltend machen. Tatsächlich kommen aber nicht alle gemeldeten Ausgaben der Arbeitnehmer:innen für eine Erstattung durch das Unternehmen infrage. Deshalb gilt es, die Regeln und Beschränkungen zu kennen und zu prüfen, ob diese auch erfüllt sind:

• Prüfen Sie, ob die Ausgaben im Interesse des Unternehmens und notwendig für die Ausübung der Tätigkeit (des Arbeitnehmers) sind.
• Die Ausgaben müssen mit schriftlichem Nachweis (Rechnung, Quittungen usw.) belegt werden und eine Angabe der gezahlten Mehrwertsteuer enthalten.
• Auf dem schriftlichen Nachweis muss der Name des Unternehmens, nicht des Arbeitnehmers aufgeführt sein.
• Das Unternehmen, das die Rechnung ausstellt, muss mehrwertsteuerlich registriert sein.

Prüfen Sie, ob die Ausgaben für eine Rückerstattung der Mehrwertsteuer infrage kommen.

Schließlich ist es wichtig zu beachten, dass nicht alle Ausgabenkategorien für die

Rückerstattung der Mehrwertsteuer infrage kommen. Dabei können die Regeln von Land zu Land sehr unterschiedlich sein. Auch wenn die Art der Ausgaben variiert, für die eine

Mehrwertsteuererstattung infrage kommt, gibt es einige gängige Ausgaben, die nicht zurückverlangt werden können:

• Alle persönlichen Ausgaben wie Essen, Transport und Unterkunft, die nicht für die Ausübung der Tätigkeit notwendig sind
• Jegliche Art von geschäftlicher Unterhaltung
• Kosten für mehrwertsteuerbefreite Lieferungen

Beachten Sie die Regeln und integrieren Sie diese in Ihre Prozesse.

Um die Mehrwertsteuer geltend machen ist ein Verständnis der Regeln Grundvoraussetzung. Sie sollten einen Weg finden, diese in Ihre Systeme und Prozesse zu integrieren. Nur so wird Ihre Rückforderung gesetzeskonform und bleibt es auch. Um die Mehrwertsteuer auf Mitarbeiterausgaben zu erstatten, muss ein Unternehmen einen Nachweis über die Ausgaben erbringen. Ein solcher Nachweis kann entweder eine Mehrwertsteuerrechnung oder eine Quittung sein. Es muss eindeutig nachgewiesen werden, dass die gekauften Waren oder Dienstleistungen nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden.

Aus Sicht der Finanzbehörden sind die Regeln für die Aufzeichnung und Bezahlung von Ausgaben recht einfach. Die Finanzbeamten wollen eigentlich nur folgende Fragen beantworten können:

• Haben Sie das Geld tatsächlich gezahlt?
• Wurde auf die Zahlung Mehrwertsteuer erhoben?
• Haben Sie die Zahlung korrekt verbucht?
• Handelte es sich um geschäftliche oder private Ausgaben?

Nutzen Sie ein digitales Tool. 

Nutzen Sie ein digitales Tool, fällt stundenlange manuelle Arbeit, wie die Übermittlung von Daten und die Verwaltung von Reports und die Sammlung all Ihrer Dokumente in einem digitalen Tresor weg und Ihre Finanzabteilung kann diese Arbeitskraft an anderer Stelle gewinnbringend einsetzen. Durch die Verwendung eines Spesenmanagement-Systems mit angeschlossenem Mehrwertsteuer-Archiv können Unternehmen jedes Quartal Geld zurückerstattet zu bekommen. Mit einem SaaS-Tool – wie einer Spesenmanagement Software – werden Ihre Ausgabenbelege und Rechnungen gescannt und direkt im System gespeichert. Indem Sie einfach Zugriff auf Ihre Ausgaben geben, kann die Spesenmanagement-Plattform diese Dokumente in alle relevanten Systeme übertragen, sodass Ihre Finanzabteilung die Mehrwertsteuer bei den verschiedenen Steuerbehörden zurückfordern kann. Gleichzeitig werden Steuerrisiken durch leistungsstarke Datenanalyse minimiert und Ihre Organisation bei der Zusammenarbeit mit internationalen Firmen unterstützt. Eine Echtzeit-Überwachung der Ausgaben und aller Transaktionen über entsprechende Schnittstellen bietet der Finanzabteilung die Möglichkeit, Geldabflüsse sofort und ohne Zeitverzögerung verwaltet zu können.

Auch beim Thema Mehrwertsteuer gilt: Digital ist besser

Besonders für Unternehmen, die weltweit tätig sind, ist es wichtig den Überblick über die Rückerstattung der Mehrwertsteuer zu behalten und sicher zu sein, dass alles korrekt gemeldet wird. Dies noch manuell zu tun, ist in unserer digitalen Welt ein großer Fehler – für Ihr Budget, für Ihre Mitarbeiter und für Ihr Unternehmenswachstum. Die drei wichtigsten Vorteile einer integrierten Mehrwertsteuer-Rückforderung für Ihr Unternehmen:

Genauigkeit: Große Mengen von Rechnungen können mithilfe von OCR und anhand von Richtlinien überprüft werden, um sicherzustellen, dass nur korrekte Daten erfasst und für die Mehrwertsteuer-Rückforderung verwendet werden.

Globale Konformität, auch für multinationale Unternehmen: Digitale Tools für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer kennen immer die aktuellen Mehrwertsteuergesetze und -vorschriften, die in den Ländern gelten, in denen Ihr Unternehmen tätig ist.

Keine menschlichen Fehler: Durch den Einsatz von OCR und künstlicher Intelligenz werden Eingabefehler und Unstimmigkeiten aus den Daten herausgefiltert, um sicherzustellen, dass sie absolut sauber sind.

Über Jenji: 

Jenji ist einer der führenden Anbieter für professionelles Spesenmanagement in Unternehmen. Jenji wurde 2015 gegründet und bietet auf Basis einer eigenen Technologie zahlreiche Lösungen zur Verwaltung von Spesenabrechnungen, Pauschalentschädigungen und Berufskosten, die für mittlere und große Unternehmen konzipiert sind.
Jenji hat Spesenmanagement-Lösungen neu erfunden, indem es auf Cloud- und KI-Technologien setzt und gleichzeitig eine einfache, moderne Benutzeroberfläche anbietet, die geräteübergreifend und überall auf der Welt zugänglich ist. Finanzabteilungen stehen mit Jenji in Echtzeit konsistente Daten zur Verfügung, die sich detailliert anzeigen lassen – dank automatischer Analysen, die die notwendige Kontrolle für das strategische und operative Management ermöglichen.
Mehr als 1000 mittelständische Kunden und Großkunden aus allen Branchen, wie MAN Truck & Bus, Matmut, die Französische Nationalversammlung oder GRTgaz nutzen die Lösungen von Jenji. Weitere Infos gibt es hier.

Focko Lowin

Über Focko Lowin:

Focko Lowin verantwortet als Head of DACH die kommerziellen Aktivitäten von Jenji in der DACH Region von Hamburg aus und blickt auf langjährige B2B und SaaS Erfahrungen verschiedener Branchen zurück. Seine Mission ist es den in Deutschland noch sehr manuellen, traditionell mit vielen Medienbrüchen versehenen Expensemanagement Prozess für viele Firmen zu optimieren und damit einen wertvollen Beitrag zur Digitalisierung der deutschsprachigen Firmen und Institutionen zu schaffen.