Absichern gegen Haftungsrisiken bei Remote Work – wie digitale Prozesse und Tools helfen

Als Unternehmen ihre Mitarbeiter zu Beginn der Corona-Pandemie von heute auf morgen ins Homeoffice schickten, lag der Fokus zunächst darauf, handlungsfähig zu bleiben. Über Aspekte wie Datenschutz dachten die Wenigsten nach. Da Homeoffice mittlerweile Teil des New Normals ist, sind Datenschutz-Themen wie Haftungsrisiken für Arbeitgeber bei Remote Work zu einem zentralen Thema geworden. Das Agieren zwischen Arbeitsfähigkeit und Rechtssicherheit ist für viele Unternehmen allerdings oft noch ein Spagat. Hier können die Digitalisierung von Unternehmensprozessen und passende Software helfen.

Prinzipiell gelten für die Tätigkeit im Homeoffice die gleichen Grundsätze wie für die Arbeit im Unternehmen, über deren Einhaltung der Arbeitgeber Rechenschaft ablegen können muss. Auch im Homeoffice ist die rechtmäßige Erhebung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten. Es gilt das Gebot der Richtigkeit, der Datensicherheit durch technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) sowie der Datengeheimhaltung. Zu den technischen Vorkehrungen zählt, dass eine lokale Datenspeicherung und das Verwenden von eigenen Geräten der Mitarbeiter möglichst zu vermeiden sind. Das schließt die Arbeitsumgebung mit ein. So ist beispielsweise darauf zu achten, dass etwa Familienmitglieder keinen Zugriff auf Unternehmensdaten erhalten und bei Nutzung von Software für Videokonferenzen Auftragsverarbeitungsverträge mit den Anbietern vorliegen. Bestandteil der organisatorischen Maßnahmen sollte sein, mit Mitarbeitern wirksam eine Homeoffice-Richtlinie zu vereinbaren. Darin lässt sich die Beschaffenheit der Arbeitsumgebung regeln, ebenso der Umgang mit E-Mail-Dokumenten, die nicht an eine private Adresse geschickt werden sollten, und die Handhabe von Papierdokumenten, die nicht ohne Weiteres im Altpapiercontainer entsorgt werden dürfen – problematisch im Homeoffice. Wie lässt sich das Risiko der sicheren Verwaltung von Papierdokumenten minimieren?

Fehleranfällige manuelle Tätigkeiten auslagern und digitalisieren

„Mit Dokumenten, die in Papierform vorliegen, sind einige Risiken verbunden“, weiß Alexander Schneekloth, Geschäftsführer von Caya, einem Anbieter zur Digitalisierung von Briefpost. Dazu zählen insbesondere Kundenanfragen, Verträge und Bescheide für die Buchhaltung, da Disziplinen wie Kundenservice und Vertragsmanagement häufig noch analog geprägt sind. „167 Briefe erhält ein Unternehmen im Durchschnitt jeden Monat“, sagt Alexander Schneekloth. „Sie müssen geöffnet, gesichtet und meist gescannt werden, wobei auf Datenschutz, hinterlegte Fristen und eine korrekte Abspeicherung der Dokumente zu achten ist. Das kostet Zeit, Nerven und verbraucht Ressourcen, statt einen direkten Value zu liefern.“ Durch manuelle, physische Bearbeitung von Post entstehen gerade im Homeoffice Risiken, die Unternehmen mit der Beauftragung eines Dienstleisters zur Postdigitalisierung vermeiden können.

Das Berliner Start-up Caya digitalisiert Briefpost und bietet eine Lösung, die ohne Installationsaufwand einsatzbereit ist. Caya leitet Unternehmenspost per Nachsendeauftrag an ein Scancenter weiter. Anschließend werden Dokumente in einem hochautomatisierten Prozess digitalisiert und tagesaktuell webbasiert als PDF bereitgestellt. Dabei erfolgt im Rahmen eines OCR-Scans das Auslesen von Absender, Betreff etc., damit Anwender sofort einen Überblick erhalten. Alternativ stellt Caya auf Wunsch statt eines Nachsendeauftrags eine Caya-Postboxadresse zur Verfügung, sodass Briefe direkt dorthin geschickt werden können.

Dokumente sicher digital verwalten – ganz automatisch

In der angeschlossenen Document Cloud von Caya können digitalisierte Post, sowie andere Dokumente geräte- und ortsunabhängig unter einer E-Mail-Like-Oberfläche verwaltet und über integrierte Features direkt in der Umgebung bearbeitet werden. Durch vollautomatische Postdigitalisierung sind Unterlagen automatisch datenschutzkonform gespeichert. Es gibt die Möglichkeit, eine Ordnerstruktur aufzubauen, digital zu unterschreiben sowie Notizen und Markierungen zu hinterlegen. Empfangene Rechnungen lassen sich außerdem mit wenigen Klicks via PayNow bezahlen. Digitalisierte Dokumente sind einfach recherchierbar. Dafür sorgen eine Verschlagwortung und die Volltextfähigkeit von Caya. Darüber hinaus können Anwender über die Plattform veranlassen, was mit den Originalunterlagen geschehen soll. Diese lassen sich zum Beispiel datenschutzkonform vernichten oder je nach Dringlichkeiten sofort oder in bestimmten Intervallen zusenden.

Worauf ist bei Digitalisierung zu achten?

Folgende Kriterien sollten bei der Auswahl einer Software für Digitalisierung und Dokumentenmanagement beachtet werden.

• Hosting in Deutschland
• Prozesse sind konform zu Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
• Konform der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
• Dokumente werden verschlüsselt gespeichert, Back-ups vermeiden Datenverlust
• Speziell für Post-Digitalisierung: Scan-Center verfügen über eine ISO-Zertifizierung, Zugangssicherungen und Videoüberwachung

„Die Briefpost professionell digitalisieren und speichern zu lassen, ist ein super Weg, damit sensible Daten vor fremden Blicken und Zugriffen geschützt sind“, fasst Alexander Schneekloth zusammen. Damit haben Unternehmen eine Sorge weniger.

Berücksichtigen sie darüber hinaus auch im Homeoffice den Arbeitsschutz sowie die Arbeitszeit und schließen eine Berufshaftpflicht- und Rechtsschutzversicherung ab, welche Vermögensschäden und digitale Risiken einschließt, können sie so gut wie alle Gefahren wirksam minimieren. Im Übrigen nicht nur für Remote Work von zu Hause, sondern auch von anderen Orten zu empfehlen.

Hendrik Riehm

Über den Autor:

Hendrik Riehm ist Team Lead Sales und Digitalisierungsexperte bei Caya, einem Anbieter zur Digitalisierung von Briefpost. Weitere Informationen: https://www.getcaya.com/